Jag såg en fråga i en grupp på Facebook som löd “Ganska basic fråga men vad använder ni för verktyg för er interna kommunikation, dokumentation, uppföljning osv? Vi pusslar med Trello, Google docs och Slack men mycket försvinner i mängden och det blir lätt ostrukturerat. Jag tänker alltså inom ett marknadsteam eller om man kör solo, inte hela organisationen. Några tips?”

Jag lovade att återkomma med mina tips om hur vi på Go Monday jobbar och förhoppningsvis kunna inspirera andra att hitta egna sätt som passar deras behov. Intresset växte så jag tänkte att det ju faktiskt kan få bli ett alldeles eget blogginlägg här. Voilá! Here we go…

Vi jobbar helt digitalt och har under flera år byggt upp ett sätt att jobba som passar oss och som ger den ordning och reda vi behöver. Vi jobbar i verktygen Slack, Trello och Google Drive dagligen. Mailen har vi i HelpScout, ordrarna har vi i vårt egna system (där vi bara utför dem, inget annat) och avtal signerar vi med Assently. Ibland har vi gruppmöten med Google Hangout, Skype eller Facebook, men ingen funkar särskilt bra.

Jag ska berätta lite om hur vi jobbar i de tre primära verktygen Slack, Trello och Google Drive (docs, spreadsheets och slides).

Slack

Här har vi all kommunikation. För att det inte ska bli ett virrvarr med diskussioner som går omlott eller ett hav av notiser att gå igenom för att hitta det som rör en själv så är två saker viktiga:

1. Varje channel har ett tydligt syfte
2. Alla har notisinställningar så att man bara får notiser om man blir omnämnd (@carolina / @channel / @here) eller om någon svarar på en tråd som man följer. Detta kräver såklart också att man pingar berörda personer när man skriver.

Kanaler

Gällande kanalerna så är det självklart individuellt beroende på organisation/avdelning. Vi är ett litet företag där två personer (jag och Erik) jobbar heltid och resterande jobbar extra, vissa mer andra mindre. Följande kanaler har vi:

#at-a-glance : om man har varit borta ett tag, eller har en roll där man inte hänger med i snacket så mycket, så kan man hålla sig uppdaterad om vad som händer på företaget genom att hålla sig uppdaterad här.
#content : vi skriver en hel del, så vi har en egen kanal för när vi jobbar med text.
#dev : teknisk utveckling, kodning och sådant.
#gits : är kopplad till Github, så all aktivitet där syns även här.
#fikarummet : precis som det låter. Här snackas det privata saker, postas bilder, roliga klipp och delas recept.
#general : som fikarummet, fast professionellt. Här postar vi artiklar från branschen, berättar anekdoter om konversationer med kunder etc.
#”projectX” : här pratar vi om sådant som rör ett projekt vi för tillfället jobbar med.
#help-and-improve : här hjälper vi varandra och kommer med feedback. När nya börjar så får de återkoppling på sitt arbete här av din handledare (ja, helt öppet!) och vi hjälper varandra dagligen.
#issue-reports : felanmälan av buggar och tekniska problem.
#marketing : här snackas det marknadsföring – allt från idéer till rapporter om genomförda aktiviteter (den här gillar många att vara med i även om de inte jobbar med detta).
#operations : här är det mest jag och Erik som pratar eftersom vi jobbar tätt ihop på heltid. Vi skrev tidigare privat, men vi vill vara så transparenta som möjligt.
#orders : här pratar vi om praktisk info kring de ordrar vi får in.
#people-culture : som HR-avdelningen – vi pratar lön, ledighet och företagskutur.
#sales : här pratar vi försäljning och avtal med partners.
#stripe : alla beställningar som betalas med kort visas automatiskt upp i den här kanalen. Det är nice att se pengarna komma in i den här formen, annars helt onödigt.
#success : här berömmer vi varandra och oss själva när vi gör något bra eller får positiv feedback. Skrytkanalen.
#todos : alla nya kort i Trello pluppar in här.
#ux-and-design : här pratar vi UX och design, helt enkelt.

Dessa är inte skrivna i sten och de förändras i och med att företaget förändras och vad vi har för projekt. När vi inledde ett stort projekt med att göra om hemsidan (och var tre UX-designers, en utvecklare, en VD/projketledare, en redaktör på deltid och en koordinator) så räckte inte befintliga kanaler. Så fort vi tyckte att det blev rörigt så delade vi upp det i flera tillfälliga kanaler. Jag tycker helt enkelt att man ska testa och våga ändra om det inte funkar. I skrivande stund har vi 16 arkiverade kanaler (och syftet med några befintliga har ändrats flertalet gånger) – just för att våra behov har ändrats och för att vissa inte användes som tänkt. Testa testa testa!

Vett och etikett vi går efter

• Man svarar på en kommentar genom att skapa en tråd (på så vis kan man diskutera flera saker parallellt i en channel)
• Vi numrerar våra kommentarer med emojis för att göra det enkelt för mottagaren att hänga med på allt vi skriver till dem.
• Vi pingar inte @channel i onödan
• Vi pinnar meddelanden som man kan tänkas vilja gå tillbaka till ofta, till exempel semesterschemat eller en lathund
• Vi missbrukar användandet av emojis och vi har lagt till egna som vi tycker behövs, till exempel den här klubban…

Snyggt är roligare

Eftersom jag avskyr när verktyg är fula och oinspirerande så har jag ändrat färgerna för Slack så att de passar företagets profil och är mer tilltalande än vad Slacks egna alternativ är (enligt mig). Självklart har jag delat min “design” med alla andra också.

Trello

Vi har normalt sett två olika (men Erik som sitter på sin kammare och kommer på idéer som jag inte vill ska “ligga i vägen och samla damm” har en egen för hans funderingar som jag också kan gå in på, men kollar aldrig på): En är för tekniska saker som ska göras; “Development – Alexey och Alexander”. Dit flyttar vi allt som utvecklarna ska göra. Den andra, huvud-boarden “Business operations – Erik och Carolina”, är för allt annat som ska göras. Här är jag och Erik enbart. Allt som hamnar i den tekniska är från kort som först har legat i huvud-boarden eller som har felanmälts på Slack. Vi har två olika strukturer för vilka lists vi har och hur vi gör med dem.

Tänk på att det här är två varianter som funkar för oss, och behöver inte funka för andra. Även här tycker jag att man ska testa och se vad som funkar bäst för en själv och där man jobbar.

Den tekniska “Development – Alexey och Alexander”

Här har vi delat in det i olika tekniska delar; hemsidan, systemet vi behandlar ordrar i, kundernas ordersystem etc. Varje board har ett priostreck som vi sorterar in korten under/över beroende på proritet. Det innebär att utvecklaren kan beta av det som behöver göra i en teknisk del i taget och får en snabb överblick över vad som behöver göras i respektive del.

Hur vi jobbar i denna i övrigt är desamma som i huvud-boarden (fast lite nedbantat), så läs vidare…

Huvud-boarden “Business operations – Erik och Carolina”

Här har vi strukturerat in korten under listsen;

“Redo att starta”; sådant som vi kommit fram till att vi en dag ska ta tag i och göra
“Waaaait for it”; sådant som är redo eller pågående, men vi väntar in någonting först (antingen återkoppling från någon externt, eller på att ett visst datum ska passera – t.ex. att jag ska göra lönerna ligger här)
“Just do it!”; allt vi håller på med NU. Det är veckobasis vi snackar alltså.
“In i helvete vad bra jobbat!”; Allt som är klart!
“Skit i (åtminstone just nu)”; här lägger vi allt som, med handen på hjärtat, inte kommer bli av. Men en vacker dag när vi inte har något att göra så tänker vi att vi kommer titta igenom den här listan och få feeling på att ta tag i några av dem – det känns bättre att lägga dem här än att slänga dem, och det känns bättre att sortera bort dem än låta dem ligga och ge ångest över att man inte gör dem.

Vi har även dessa lists (för de passar just oss just nu);

“Brainstorma”; sådant som vi behöver slå våra kloka ihop kring och därefter bryta upp i mindre åtgärder (= nya Trello-kort)
“Pilla i databasen och sånt”; sådant som felanmälts och som ska levereras över till teknik-boarden, men som behöver översättas, specificeras, ev diskuteras och prioriteras innan de hamnar i utvecklarens knä.
“Sälj”; sådant som rör försäljning

Priostrecket

I “Redo att starta” så har vi ett priostreck (ibland har vi fler). Där sorterar vi in korten som ligger här. Över priostrecket är grejer som borde flyttas till “Just do it” så snart som möjligt. Under priostrecket ligger mindre akuta grejer. (Texten är alltså en bild som vi laddat upp.)

Etiketter

Vi har färger för att visa oss själva hur mycket “tyngd” som ligger i kortet, eller om de är återkommande. Vissa kort tar ju fem minuter att beta av och vissa tar fem dagar. Färgerna, etiketterna, är ett sätt att inte skjuta upp de tyngre korten till fördel för de lättare, bara för att det är roligare att beta av flera små än ett större. Här är de etiketter som vi har:

Checklistor

Vi delar gärna upp ett kort i checklistor för att kunna känna att man kommer framåt även om man inte är klar.

Deadline

Vi sätter deadline på så mycket som möjligt. De återkommande korten (typ “Fixa lönerna” som flyttas mellan “Waaaait for it” och “Just do it!” får ett nytt datum varje månad i samband med att det är klart och åker tillbaka till “Waaaait for it”.

Tilldelning

Det här är viktigt. Varje kort är tilldelad någon. Om det inte är tilldelat kommer det inte göras. Det måste liksom ha en ansvarig. När det är jag som har någonting som ska göras på kortet så är det mig det ligger på. Om jag behöver input från Erik för att fortsätta så tilldelar jag honom kortet och skriver min fråga till honom. När han svarar på den så tar han bort sig själv och lägger till mig igen. Då är det solklart vem ärendet “ligger på”.

Tips! Trycker man på Q-tangenten så ser man enbart sina egna kort (glöm inte att tilldela “prio-strecken-korten” till alla).

Rutiner kring Trello

Vi har ett möte varje vecka där vi går igenom vad vi gjorde förra veckan genom att titta i “In i helvete vad bra jobbat!” (därför händer det att jag skapar kort som jag lägger här direkt, eftersom det också är värt att ta upp på mötet) och planera för kommande vecka. Vi hjälps åt att flytta kort till “Just do it!” för att vara överens om prioriteringen. Vi väljer också ut vilka kort som ska få vilken etikett och ser till att vi har några var med etiketten “Veckofokus”.

I övrigt så skapar vi kort som dårar. Både jag och Erik har guldfiskminne, så vi har kort som heter alltifrån “Svara kund som mailade i förmiddags” till “Fundera på nästa affärsområde”.

Google Drive

Det är kanske inte mycket om säga om detta, men det här tänker vi på för att hålla ordning…

• En bra, logisk och tydlig mappstruktur
• Vi kommenterar hejvilt i dokument som vi jobbar tillsammans med, och löser kommentarer. Vi har tagit fram enorma mängder textmaterial (guider etc.) genom att jobba tight ihop, men utan att diskutera live eller på telefon (eller ens jobba samtidigt). Här kan man se hur störda vi blivit av det.
• Pinga om man vill något!
• Vi har en mapp som heter “Skit man jobbar med och kan slänga när man är klar” där vi lägger allt sådant som vi inte behöver titta på sedan igen. Typ om vi ska formulera ihop ett viktigt mail som sedan ska skickas, en kalkyl som bara är intressant just då etc. etc. Tack vare den så behöver vi inte “skräpa ner” de andra mapparna med dessa. Den är faktiskt genialisk.

Egenföretagare? Få hjälp med hur du kan jobba mer effektivt

Ledare? Få hjälp med hur du kan leda ett team på distans

Om du vill läsa mer:

Svenska Nomader om Slack

Stor Slack-guide hos MacWorld

Så jobbar medarbetarna på Trello utspritt

Tipsa oss gärna om fler bra artiklar och sidor med fler tips inom samma område!